ZASADY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Administrator danych osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych jest OFICYNA WYDAWNICZA "OIKOS" Sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie (02-316), ul. Kaliska 1/7 (dalej Administrator). Z Administratorem można się skontaktować przy pomocy adresu e-mail: iod@oikos.net.pl

Zakres przetwarzanych danych osobowych, cel i podstawa prawna przetwarzania

Jeśli są Państwo osobą kontaktową ze strony naszego potencjalnego lub obecnego klienta lub kontrahenta (w tym np. naszego dostawcy lub wykonawcy/podwykonawcy):

1. Dane przetwarzane na Państwa temat to dane kontaktowe związane z Państwa funkcją lub relacją z podmiotem, w imieniu Państwo występują. Administrator pozyskał te dane bezpośrednio od Państwa lub otrzymał je od tego podmiotu.


2. Dane osobowe są przetwarzane w celu nawiązania i realizacji współpracy z podmiotem, w imieniu którego Państwo występują, jak również obsługi i realizacji podejmowanych przez Państwa czynności i prowadzenia dokumentacji rachunkowej dotyczącej współpracy. Dane osobowe będą przetwarzane także w celu przesyłania informacji o ofercie Administratora, o wydarzeniach branżowych organizowanych przez Administratora, dla potrzeb analitycznych i statystycznych związanych z ich wysyłaniem, a także ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami wobec podmiotu, w imieniu którego Państwo występują.


3. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych jest:
1. wypełnienie obowiązku prawnego spoczywającego na Administratorze, polegającego na prowadzeniu rachunkowości Administratora, wynikającego w szczególności z ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (art. 6 ust. 1 lit. c RODO),
2. prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na:
• zapewnieniu kontaktów niezbędnych do realizacji działalności gospodarczej, w tym współpracy z podmiotem, w imieniu którego Państwo występują, praz obsługi i realizacji podejmowanych przez Państwa czynności,
• ustaleniu, dochodzeniu i obronie przed roszczeniami wobec podmiotu, w imieniu którego Państwo występują,
• informowaniu Państwa o ofercie Administratora,
• informowaniu Państwa o wydarzeniach branżowych organizowanych przez Administratora,
• koordynacji i usprawnieniu organizacji pracy poprzez obsługę biura Administratora.


4. Podanie danych jest dobrowolne, jednak ich niepodanie będzie skutkowało brakiem możliwości realizacji współpracy z podmiotem, w imieniu którego Państwo występują.

Jeśli są Państwo naszym potencjalnym lub obecnym klientem lub kontrahentem (w tym np. dostawcą lub wykonawcą/podwykonawcą) - osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą:

1. Dane przetwarzane na Państwa temat to dane kontaktowe oraz inne dane niezbędne do zawarcia i realizacji umowy. Dane te zostały pozyskane bezpośrednio od Państwa.


2. Państwa dane osobowe przetwarzane są w celu:
1. nawiązania współpracy,
2. zawarcia i wykonania łączącej nas umowy,
3. prowadzenia rachunkowości Administratora,
4. przesyłania informacji o ofercie Administratora, o wydarzeniach branżowych organizowanych przez Administratora, dla potrzeb analitycznych i statystycznych związanych z ich wysyłaniem,
5. prowadzenia czynności składających się na usprawnienie i koordynację pracy Administratora, w tym ewidencjonowanie korespondencji,
6. ustalenia, dochodzenia i obrony przed roszczeniami.


3. Podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych jest:
1. niezbędność ich przetwarzania w celu zawarcia i wykonania umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
2. wypełnienie obowiązku prawnego spoczywającego na Administratorze (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), polegającego na prowadzeniu rachunkowości Administratora, wynikającego w szczególności z ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości i ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług,
3. prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na:
   • informowaniu Państwa o ofercie Administratora,
   • informowaniu Państwa o wydarzeniach branżowych organizowanych przez Administratora,
   • koordynacji i usprawnieniu organizacji pracy poprzez obsługę biura Administratora,
   • ustaleniu, dochodzeniu i obronie przed roszczeniami.
4. Podanie danych jest warunkiem zawarcia umowy, a ich niepodanie będzie skutkowało brakiem możliwości jej zawarcia i wykonania.

Odbiorcy danych osobowych

Odbiorcami Państwa danych osobowych jest personel Administratora, podwykonawcy Administratora, spółki powiązane, poczta, kurierzy, ubezpieczyciele, banki, firmy przewozowe oraz podmioty świadczące usługi na rzecz Administratora (w szczególności firmy świadczące usługi IT i wsparcia technicznego, współpracujące kancelarie prawne i podatkowe, audytorzy zewnętrzni, tłumacze, wywiadownie gospodarcze i inne podmioty wykonujące usługi na rzecz Administratora), które muszą mieć dostęp do danych, aby wykonywać swoje obowiązki. Dostęp do Państwa danych będą mieć również uprawnione do tego organy państwowe, w szczególności urzędy skarbowe. Podmioty te będą miały dostęp do Państwa danych tylko i wyłącznie w celu realizacji swoich zadań i w zakresie do tego niezbędnym.

Okres przechowywania danych osobowych

Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji i rozliczenia współpracy, a także do upływu okresów wynikających z odpowiednich przepisów prawa, tj. do upływu okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych związanych z dokumentacją rachunkową, co może być w stosownych wypadkach przedłużone o okres przedawnienia roszczeń cywilnoprawnych. W zakresie, w jakim dane osobowe przetwarzane są w celu obsługi biura Administratora, będą one przechowywane przez okres 6 lat.
W przypadku gdy nie dojdzie do nawiązania z współpracy, dane osobowe będą przechowywane jedynie do czasu podjęcia decyzji o braku współpracy.

Przysługujące Państwu prawa

Przysługuje Państwu prawo do:

• żądania dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych,
• w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora - prawo do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją,
• w przypadku, gdy podstawą przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na marketingu bezpośrednim - prawo do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych,
• wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W sprawie realizacji przysługujących Państwu praw prosimy o kontakt na ww. adres e-mail.

Wykorzystanie danych osobowych do podejmowania zautomatyzowanych decyzji, w tym profilowania.

Państwa dane osobowe nie będą wykorzystywane do podejmowania zautomatyzowanych decyzji, w tym profilowania.